Mengurus dokumen kini tidak lagi harus dilakukan secara tatap muka. Berbagai keperluan seperti menandatangani surat perjanjian, kontrak kerja, surat kuasa, hingga dokumen bisnis dapat dilakukan secara digital menggunakan layanan seperti Privy. Selain menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi, Privy juga mendukung penggunaan e-Meterai sehingga dokumen elektronik dapat diselesaikan dalam satu platform.
Kemudahan ini membuat Privy banyak digunakan oleh individu, pelaku usaha, perusahaan, hingga instansi pemerintah. Prosesnya pun relatif sederhana, mulai dari pembuatan akun, verifikasi identitas, pembubuhan tanda tangan elektronik, hingga pembelian e-Meterai dapat dilakukan melalui aplikasi maupun versi web.
Jika baru pertama kali menggunakan layanan ini, berikut langkah-langkah lengkap yang perlu diketahui.
Apa Itu Privy?
Privy merupakan penyedia layanan identitas digital dan tanda tangan elektronik yang memungkinkan pengguna menandatangani dokumen secara elektronik dengan identitas yang telah diverifikasi.
Selain tanda tangan digital, Privy juga menyediakan fitur penyimpanan dokumen, permintaan tanda tangan dari pihak lain, hingga pembubuhan e-Meterai untuk berbagai dokumen elektronik.
Layanan ini tersedia untuk pengguna pribadi maupun perusahaan melalui aplikasi Android, iOS, dan web.
Baca juga: Purnawirawan TNI Teguh Arief Indratmoko Resmi Jabat Direktur Utama Peruri
Cara Daftar PrivyID
Sebelum dapat menggunakan seluruh fitur, pengguna perlu memiliki akun Privy terlebih dahulu.
Langkah-langkahnya sebagai berikut.
- Buka situs resmi Privy atau unduh aplikasi Privy melalui Google Play Store maupun App Store.
- Pilih menu Daftar.
- Masukkan alamat email dan nomor ponsel yang masih aktif.
- Buat kata sandi.
- Lakukan verifikasi nomor telepon atau email.
- Lengkapi data identitas sesuai KTP.
- Ikuti proses verifikasi identitas (e-KYC) sesuai petunjuk aplikasi.
- Setelah verifikasi berhasil, akun PrivyID siap digunakan.
Proses verifikasi identitas menjadi bagian penting karena tanda tangan elektronik hanya dapat diterbitkan untuk pengguna yang telah berhasil diverifikasi.
Cara Membuat Surat Perjanjian
Privy tidak menyediakan generator surat perjanjian secara otomatis. Pengguna perlu menyiapkan dokumen terlebih dahulu menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs.
Secara umum, surat perjanjian biasanya memuat beberapa bagian berikut:
- Judul perjanjian.
- Identitas para pihak.
- Latar belakang atau tujuan perjanjian.
- Hak dan kewajiban masing-masing pihak.
- Jangka waktu perjanjian.
- Ketentuan penyelesaian sengketa (jika diperlukan).
- Penutup.
- Kolom tanda tangan.
Setelah selesai dibuat, simpan dokumen dalam format PDF agar lebih mudah diproses melalui Privy.
Cara Mengunggah Dokumen ke Privy
Apabila surat perjanjian telah selesai disusun, langkah berikutnya adalah mengunggah dokumen tersebut.
Caranya cukup mudah.
- Login ke akun Privy.
- Pilih menu untuk mengunggah dokumen.
- Pilih file PDF yang telah dibuat.
- Tunggu hingga proses unggah selesai.
- Tentukan siapa saja yang akan menandatangani dokumen.
Pada paket tertentu, pengguna juga dapat mengirim permintaan tanda tangan kepada pihak lain langsung dari aplikasi.
Cara Membubuhkan Tanda Tangan Digital
Setelah dokumen berhasil diunggah, pengguna dapat mulai menambahkan tanda tangan elektronik.
Langkah-langkahnya:
- Buka dokumen yang telah diunggah.
- Pilih menu Tanda Tangani.
- Tentukan posisi tanda tangan pada dokumen.
- Konfirmasi proses penandatanganan.
- Masukkan autentikasi apabila diminta.
- Dokumen akan otomatis memiliki tanda tangan digital.
Tanda tangan elektronik yang diterbitkan melalui Privy memiliki mekanisme verifikasi sehingga keaslian dokumen dapat diperiksa kembali di kemudian hari.
Baca juga: Peruri Properti Gandeng GEMA Worldwide Bangun Creative Hub, Libatkan Komunitas Industri Kreatif
Cara Membeli e-Meterai di Privy
Selain tanda tangan digital, Privy juga menyediakan layanan pembelian dan penggunaan e-Meterai.
Secara umum langkahnya sebagai berikut:
- Login ke akun Privy.
- Pastikan saldo atau paket yang digunakan mendukung layanan e-Meterai.
- Pilih dokumen yang akan dibubuhi e-Meterai.
- Pilih menu e-Meterai.
- Lakukan pembelian apabila belum memiliki kuota e-Meterai.
- Selesaikan pembayaran sesuai metode yang tersedia.
- Setelah pembelian berhasil, e-Meterai dapat langsung ditempelkan pada dokumen.
Urutan yang Benar: Tanda Tangan atau e-Meterai?
Pertanyaan ini cukup sering muncul.
Untuk dokumen yang memerlukan keduanya, pastikan mengikuti petunjuk pada layanan yang digunakan. Secara umum, proses dilakukan di dalam aplikasi sehingga penempatan tanda tangan dan e-Meterai dapat diproses dengan benar tanpa merusak validitas dokumen.
Mengubah isi dokumen setelah proses penandatanganan atau pembubuhan e-Meterai dapat memengaruhi hasil verifikasi dokumen digital.
Cara Meminta Tanda Tangan dari Orang Lain
Privy juga mendukung proses penandatanganan oleh lebih dari satu pihak.
Langkahnya meliputi:
- Unggah dokumen.
- Tambahkan alamat email atau identitas penanda tangan.
- Tentukan posisi tanda tangan masing-masing.
- Kirim permintaan tanda tangan.
- Pihak yang menerima notifikasi dapat menandatangani dokumen melalui akun Privy.
Fitur ini banyak digunakan untuk kontrak kerja, perjanjian kerja sama, surat kuasa, hingga dokumen bisnis lainnya.
Cara Mengecek Keaslian Dokumen
Setelah dokumen selesai ditandatangani, keasliannya dapat diperiksa menggunakan layanan verifikasi yang disediakan Privy.
Pengguna cukup mengunggah dokumen PDF ke halaman verifikasi untuk memastikan:
- Tanda tangan masih valid.
- Dokumen belum mengalami perubahan.
- Integritas dokumen tetap terjaga.
Privy menyatakan proses verifikasi hanya digunakan untuk memeriksa keaslian dokumen dan tidak menyimpan file yang diunggah.
Dokumen Apa Saja yang Bisa Ditandatangani?
Privy dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen elektronik, misalnya:
- Surat perjanjian kerja sama.
- Kontrak kerja.
- Surat kuasa.
- Perjanjian sewa.
- Invoice.
- Dokumen bisnis.
- Dokumen administrasi perusahaan.
- Berkas pribadi yang membutuhkan tanda tangan elektronik.
Pastikan dokumen yang digunakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Tips Sebelum Menggunakan Privy
Agar proses berjalan lancar, ada beberapa hal yang sebaiknya dipersiapkan.
- Gunakan data identitas yang sesuai dengan KTP saat registrasi.
- Pastikan email dan nomor telepon aktif.
- Simpan dokumen dalam format PDF.
- Periksa kembali isi dokumen sebelum ditandatangani.
- Gunakan e-Meterai apabila dokumen memang memerlukan bea meterai sesuai ketentuan.
Dengan persiapan tersebut, proses administrasi dapat dilakukan lebih cepat tanpa perlu mencetak dokumen atau bertemu langsung dengan pihak lain.
Mengurus Dokumen Kini Lebih Praktis
Pemanfaatan tanda tangan elektronik dan e-Meterai semakin memudahkan berbagai urusan administrasi, baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis. Melalui Privy, proses pembuatan akun, verifikasi identitas, penandatanganan dokumen, hingga pembelian e-Meterai dapat dilakukan dalam satu platform sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
Sebelum menggunakan layanan ini, pastikan seluruh data yang dimasukkan sudah benar dan dokumen telah diperiksa kembali. Dengan begitu, proses penandatanganan maupun pembubuhan e-Meterai dapat berjalan lancar dan dokumen tetap memiliki integritas yang dapat diverifikasi kapan saja.