Data guru yang tercatat di sistem pendidikan harus sesuai dengan dokumen kependudukan dan dokumen resmi lainnya. Salah satu persoalan yang dapat ditemukan operator sekolah adalah tanggal lahir guru tidak sesuai antara data Dapodik dan Verval PTK.
Perbedaan tersebut terlihat sederhana, misalnya tanggal lahir pada KTP atau ijazah tercatat 12 Mei 1985, tetapi pada Verval PTK muncul 21 Mei 1985. Namun, data yang tidak sama dapat menimbulkan persoalan ketika informasi guru digunakan untuk proses verifikasi, program PPG, sertifikasi, maupun layanan pendidikan lain yang membutuhkan data identitas valid.
Kemendikdasmen sebelumnya juga menetapkan bahwa NIK, NUPTK, dan tanggal lahir guru termasuk data yang perlu dimutakhirkan melalui laman Verval PTK. Status hasil validasi dapat dipantau oleh operator melalui Verval PTK, sedangkan guru dapat memantau informasi melalui layanan yang tersedia.
Jangan Langsung Mengubah Data di Dapodik
Ketika menemukan tanggal lahir guru berbeda dengan Verval PTK, langkah pertama bukan langsung mengganti data secara sembarangan di Dapodik.
Perlu dilihat terlebih dahulu data mana yang menjadi masalah dan sumber data mana yang harus diperbaiki. Tanggal lahir merupakan bagian dari identitas PTK sehingga perbaikannya tidak selalu dilakukan dengan cara yang sama seperti mengubah data penugasan atau riwayat mengajar.
Data guru di Dapodik juga menjadi bagian dari ekosistem data pendidikan yang terus diperbarui dan divalidasi. Karena itu, perbaikan sebaiknya dilakukan berdasarkan dokumen resmi, bukan mengikuti data yang sudah telanjur muncul di sistem.
Dokumen seperti KTP, kartu keluarga, akta kelahiran, ijazah, atau dokumen kependudukan lain dapat digunakan sebagai bahan pengecekan untuk memastikan tanggal lahir yang benar.
Penyebab Tanggal Lahir Guru Bisa Berbeda
Perbedaan tanggal lahir tidak selalu muncul karena operator sekolah melakukan kesalahan ketika memasukkan data. Ada beberapa kemungkinan yang perlu diperiksa.
Kesalahan dapat berasal dari data lama yang sudah masuk ke sistem sebelum dilakukan pembaruan. Pada kasus tertentu, informasi identitas juga dapat berbeda antara dokumen kependudukan dan data pendidikan.
Beberapa kondisi yang sering perlu diperiksa meliputi:
- Salah memasukkan tanggal, bulan, atau tahun lahir.
- Data lama belum diperbarui.
- Perbedaan data antara dokumen kependudukan dan data pendidikan.
- Proses validasi belum selesai.
- Perubahan data belum tersinkron ke sistem terkait.
- Terdapat perbedaan data pada sumber identitas yang menjadi acuan.
Karena itu, sebelum melakukan perbaikan, operator perlu memastikan tanggal lahir yang benar berdasarkan dokumen resmi milik guru.
Cek Data di Dapodik dan Verval PTK
Langkah berikutnya adalah membandingkan data yang muncul pada beberapa layanan.
Operator sekolah dapat mengecek profil PTK pada Dapodik, kemudian membandingkannya dengan informasi yang tampil pada Verval PTK.
Jika tanggal lahir di Dapodik sudah benar tetapi Verval PTK masih berbeda, masalahnya tidak selalu dapat diselesaikan hanya dengan mengedit data di Dapodik.
Sebaliknya, jika data pada Dapodik memang salah, perbaikan perlu dilakukan melalui mekanisme yang tersedia pada aplikasi tersebut sebelum dilakukan sinkronisasi.
Pengecekan seperti ini penting agar operator tidak melakukan perubahan berulang-ulang tanpa mengetahui sumber permasalahannya.
Pastikan Tanggal Lahir Mengikuti Dokumen Resmi
Sebelum mengajukan perbaikan, tentukan terlebih dahulu tanggal lahir yang benar.
Dokumen utama yang digunakan sebaiknya merupakan dokumen resmi dan masih berlaku. KTP dan dokumen kependudukan dapat menjadi rujukan penting, terutama jika permasalahan berkaitan dengan pencocokan identitas.
Untuk kebutuhan tertentu, dokumen pendidikan seperti ijazah juga dapat membantu proses pemeriksaan.
Jika terdapat perbedaan antara beberapa dokumen, persoalan tersebut sebaiknya diselesaikan terlebih dahulu agar tidak menimbulkan data baru yang kembali tidak sesuai.
Cara Menangani Data Tanggal Lahir yang Tidak Sesuai
Penanganan dapat dilakukan secara bertahap agar tidak menimbulkan masalah baru.
Berikut langkah yang dapat dilakukan operator sekolah:
- Periksa tanggal lahir pada KTP atau dokumen resmi.
- Bandingkan dengan data PTK di Dapodik.
- Periksa informasi yang tampil pada Verval PTK.
- Tentukan bagian data yang tidak sesuai.
- Jika data Dapodik salah dan kolom dapat diperbaiki, lakukan pembaruan sesuai dokumen.
- Simpan perubahan.
- Lakukan sinkronisasi Dapodik sesuai mekanisme yang berlaku.
- Pantau kembali status validasi Verval PTK.
- Jika data tetap berbeda, gunakan mekanisme perbaikan atau bantuan yang tersedia pada layanan Verval PTK.
- Simpan dokumen pendukung apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk verifikasi.
Tidak semua perubahan akan langsung terlihat pada layanan lain setelah sinkronisasi. Sistem pendidikan memiliki proses pemadanan dan validasi sehingga diperlukan waktu sampai pembaruan terbaca pada layanan terkait.
Jika Data di Dapodik Sudah Benar tetapi Verval PTK Salah
Ini merupakan salah satu kondisi yang cukup membingungkan operator.
Misalnya tanggal lahir pada dokumen resmi sudah benar dan data di Dapodik juga sudah sesuai, tetapi pada Verval PTK masih muncul tanggal berbeda.
Dalam kondisi tersebut, operator tidak perlu terus-menerus mengganti tanggal lahir di Dapodik. Perubahan yang dilakukan tanpa dasar justru dapat membuat data menjadi semakin tidak konsisten.
Periksa status validasi pada Verval PTK dan gunakan fasilitas perbaikan data yang tersedia apabila memang diperlukan. Dokumen pendukung juga sebaiknya disiapkan untuk memperkuat pengajuan perubahan.
Bagaimana Jika NIK Guru Juga Tidak Sesuai?
Tanggal lahir sering kali berkaitan dengan identitas PTK secara keseluruhan. Jika ditemukan perbedaan tanggal lahir, NIK juga sebaiknya ikut diperiksa.
NIK memiliki peran penting dalam pencocokan data pendidikan dengan identitas kependudukan. Pemerintah juga terus mendorong peningkatan akurasi dan integrasi data pendidikan agar informasi yang digunakan dalam berbagai program semakin valid.
Jika NIK dan tanggal lahir sama-sama bermasalah, jangan memperbaiki salah satunya tanpa memeriksa data lainnya.
Pencocokan identitas secara menyeluruh dapat mengurangi risiko munculnya masalah baru setelah data diperbarui.
Baca juga: Cek Residu Siswa 2026, Cara Melihat Data Bermasalah dan Memperbaikinya di VervalPD
Perhatikan Status Validasi Setelah Perbaikan
Perbaikan data belum tentu langsung membuat status berubah menjadi valid.
Setelah perubahan dilakukan, operator perlu memantau kembali hasil validasi.
Beberapa proses membutuhkan sinkronisasi dan pemrosesan pada sistem pusat. Karena itu, status yang belum berubah sesaat setelah perbaikan tidak selalu menunjukkan bahwa pengajuan gagal.
Simpan juga bukti perubahan atau dokumen yang digunakan. Catatan tersebut dapat berguna jika masalah masih muncul pada tahap berikutnya.
Jangan Menggunakan Data Perkiraan
Kesalahan identitas sering terjadi ketika operator mencoba menyesuaikan data berdasarkan perkiraan.
Misalnya, guru hanya mengingat tahun lahir tetapi tidak yakin dengan tanggal dan bulannya. Kondisi seperti ini sebaiknya tidak dijadikan dasar pengisian.
Tanggal lahir harus mengikuti dokumen resmi.
Data yang terlihat benar di satu sistem tetapi tidak memiliki dasar dokumen dapat menimbulkan masalah ketika dilakukan pemeriksaan atau pemadanan data.
Mengapa Data Guru Harus Segera Diperbaiki?
Data guru tidak hanya digunakan untuk kebutuhan administrasi sekolah.
Informasi PTK dapat berkaitan dengan berbagai program pendidikan, termasuk pemutakhiran data guru, proses PPG, sertifikasi, dan layanan yang membutuhkan identitas guru.
Pada 2026, Kemendikdasmen juga masih melakukan berbagai proses penjaringan dan pemutakhiran data guru tertentu yang belum memiliki sertifikat pendidik. Dalam proses tersebut, guru diminta melakukan pemutakhiran dan verifikasi data sesuai ketentuan program.
Artinya, data identitas yang tidak sesuai sebaiknya tidak dibiarkan terlalu lama.
Peran Operator Sekolah Sangat Penting
Operator sekolah menjadi salah satu pihak yang berperan dalam memastikan data pendidikan tetap akurat.
Namun, operator tidak seharusnya bekerja hanya berdasarkan informasi yang terlihat pada aplikasi. Setiap perubahan data identitas perlu dikonfirmasi dengan dokumen yang dimiliki guru.
Guru juga perlu ikut memeriksa data pribadi masing-masing.
Jika terdapat kesalahan tanggal lahir, NIK, nama, atau identitas lain, masalah tersebut sebaiknya disampaikan kepada operator sekolah agar dapat ditindaklanjuti melalui jalur yang tepat.
Jangan Panik Jika Data Belum Berubah
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah melakukan perubahan berkali-kali karena data belum langsung berubah.
Setelah pembaruan dilakukan, berikan waktu bagi sistem untuk memproses data.
Jika setelah proses pemutakhiran data tetap tidak sesuai, barulah dilakukan pemeriksaan lanjutan terhadap status validasi dan mekanisme perbaikan yang tersedia.
Perubahan data pendidikan tidak selalu bersifat real-time.
Baca juga: Verval PTK Tidak Berubah? Ini Penyebab Data Guru Belum Sinkron
Data Guru yang Valid Dimulai dari Dokumen yang Benar
Kasus tanggal lahir guru yang tidak sesuai antara data pendidikan dan Verval PTK menunjukkan bahwa pemeriksaan data identitas tidak boleh dianggap sepele.
Operator perlu membandingkan data Dapodik dan Verval PTK dengan dokumen resmi guru sebelum melakukan perubahan. Jika kesalahan berada pada data yang dapat diperbarui melalui Dapodik, lakukan perbaikan berdasarkan dokumen kemudian sinkronkan. Jika Dapodik sudah benar tetapi Verval PTK masih menunjukkan data yang keliru, gunakan mekanisme validasi atau perbaikan yang tersedia pada layanan Verval PTK.
Data yang sudah diperbaiki juga perlu dipantau kembali sampai statusnya sesuai. Jangan mengubah tanggal lahir berdasarkan perkiraan dan jangan melakukan perubahan berulang tanpa mengetahui sumber masalahnya. Cara paling aman adalah menjadikan dokumen resmi sebagai dasar, lalu mengikuti mekanisme pemutakhiran data yang ditetapkan sistem pendidikan.